Jäsentietojen käsittely Pohjois- Karjalan urheiluratsastajat ry:ssä ja Suomen Ratsastajainliitossa
Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry on Suomen Ratsastajainliiton (SRL) jäsen. SRL on ratsastusurheilun katto-organisaatio Suomessa. Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry kerää jäsenistään henkilötietoja ja käsittelee niitä yhdessä SRL:n kanssa.
Pohjois- Karjalan urheiluratsastajat ry:ssä käsittelystä vastaa jäsensihteeri Satu Rönkä, satu.ronka30@gmail.com. SRL:ssa käsittelystä vastaa Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, Valimotie 10, 00380 Helsinki.
Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry kerää jäseneksi liityttäessä nimen ja osoitteen. SRL luo uudelle jäsenelle jäsennumeron.
Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry on lakisääteisesti velvoitettu pitämään jäsenrekisteriä, josta tulee ilmetä jäsenen nimi ja kotipaikka. Seuran jäsenmaksuun sisältyy SRL:n osuus. SRL:n osuuteen sisältyy Hippos-lehden vuosikerran tilaus ja urheiluvakuutus. Jäsenyyteen sisältyvä Hippos-lehden tilaus on sopimus, jonka täyttämiseksi SRL käsittelee nimeä ja osoitetta. Urheiluvakuutuksen osalta vakuutusyhtiö tarkastaa jäsenyyden voimassaolon SRL:sta korvausvaatimuksen yhteydessä. Seurajäsenyys on edellytys osallistumiselle SRL:n alaisiin kilpailuihin. SRL käyttää seurojen jäsenistä muodostuvaa rekisteriään osallistumisoikeuden varmistamiseen; tässä on kyseessä SRL:n kilpailutoiminnan järjestämiseen liittyvä oikeutettu etu.
SRL luovuttaa Hippos-lehden postituksesta vastaavalle yritykselle nimi- ja osoitetiedot. SRL:lla on sopimus lehden kustantajan kanssa, joka vastaa lehden postituksesta. Kustantaja käsittelee henkilötietoja SRL:n lukuun eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa.
Vakuutusyhtiö käsittelee henkilötietoja korvausvaatimusten yhteydessä eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa.
Henkilöllä on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyn osalta:
- Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.
- Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.
- Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole seuran jäsen
- Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu
Kilpailuun osallistuvien henkilötietojen käsittely Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry:ssä
Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry kuuluu Suomen Ratsastajainliittoon, joka on katto-organisaatio ja lajiliitto Suomessa. Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry järjestää kilpailuja. Kilpailujen järjestämistä sekä tulosten tuottamista ja julkaisua varten Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry kerää henkilötietoja.
Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry:n kilpailuun osallistuvien henkilöiden henkilötietojen käsittelystä vastaa Satu Rönkä.
Ratsastuskilpailu on maksullinen palvelu ja osallistuminen muodostaa sopimuksen osallistujan ja Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry:n välillä. Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry kerää osallistujista henkilötiedot ilmoittautumisen yhteydessä. Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry käsittelee näitä tietoja kilpailutapahtumien pohjalta ja tuottaa näiden perusteella kilpailutulokset.
Kilpailutulokset julkaistaan. Kilpailussa menestyneet voivat saada erilaisia ranking- ja valiomerkkipisteitä. Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry toimittaa listan osallistujista ja heidän saamistaan pisteistä. Nämä tiedot lisätään SRL:n rankingpiste- ja valiomerkkipisterekisteriin.
Näistä rekisteristä lasketaan useita erilaisia tunnuslukuja; rekisteri ja siitä lasketut tunnusluvut julkaistaan useita kertoja vuodessa.
Sekä kilpailutulokset että rankingpiste- ja valiomerkkipisterekisteri ja sen perusteella lasketut tunnusluvut voidaan julkaista missä tahansa mediassa mm. paikallislehdet, valtakunnalliset lehdet, Hippos-lehti, seurojen ja alueiden www-kotisivut ja SRL:n www-kotisivut.
Kilpailua varten osallistujista kerätään nimi, jäsenseura sekä jäsennumero. Kilpailutuloksia varten osallistujatietoihin voidaan liittää tietoja kilpailutapahtumista, kilpailuluokkien tulokset, sijoitus kilpailussa ja saavutetut rankingpisteet.
Kilpailutulokset ja ranking- sekä valiomerkkipisterekisteri dokumentoivat SRL:n kilpailuhistoriaa. Tietoja ei koskaan poisteta.
Henkilöllä on seuraavat oikeudet kilpailuun liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta:
- Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.
- Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.
- Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole ilmoittautunut eikä osallistunut kilpailuun.
- Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.
Kilpailuiden toimihenkilöiden henkilötietojen käsittely Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry:ssä
Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry järjestää kilpailuja. Kilpailujen järjestämistä varten Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry kerää henkilötietoja toimihenkilötehtäviin ilmoittautuvista henkilöistä.
Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry:n kilpailuiden toimihenkilöiden henkilötietojen käsittelystä vastaa Satu Rönkä.
Toimihenkilötehtäviin ilmoittautuminen toimii suostumuksena henkilötietojen käsittelyyn. Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry kerää osallistujista henkilötiedot ilmoittautumisen yhteydessä.
Kilpailun toimihenkilötehtävien järjestämistä varten toimihenkilöksi ilmoittautujista kerätään nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä milloin ja mihin toimihenkilötehtäviin ilmoittautuja on käytettävissä. Toimihenkilöistä kootaan lista, jota käytetään tiedottamiseen. Tiedot poistetaan, mikäli henkilö ilmoittaa, ettei enää halua kuulua listalle. Kuhunkin kilpailuun toimihenkilöksi ilmoittautuneiden listan tietoja käytetään kunkin kilpailun toimihenkilötehtävien järjestämiseen ja ilmoittautuneille tehtävistä tiedottamiseen, ja tiedot poistetaan kilpailun jälkeen.
Lisäksi toimihenkilötehtäviin osallistuneista henkilöistä pidetään vuosikohtaisesti kirjanpitoa (ketkä ovat toimineet toimihenkilönä kunakin vuonna) ja tiedot poistetaan vuoden loputtua.
Pohjois-Karjalan urheiluratsastajat ry kerää toimihenkilöksi ilmoittautuvan henkilön puhelinnumeron ja tarvittaessa sähköpostiosoitteen. Näitä tietoja käytetään ilmoittautujan ja seuran väliseen yhteydenpitoon. Näitä tietoja ei luovuteta kenellekään eikä näitä käytetä muuhun tarkoitukseen. Henkilöllä on seuraavat oikeudet kilpailuun liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta:
- Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.
- Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.
- Henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumus sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron käsittelyn osalta; tällöin tieto tulee poistaa.
- Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei enää halua olla toimihenkilöiden listalla.
- Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.